Una de las situaciones más estresantes para los directivos y profesionales en el ámbito laboral, es la sobrecarga de tareas, consecuencia de la dificultad para priorizar, ordenar y planificar el trabajo.
La lista de “pendientes” parece engrosarse sin límites, las tareas se acumulan y todos los trabajos parecen urgentes… Quizás sea el momento de comenzar a pensar en una Asistente Virtual.
La máquina
Si la expresión te resulta familiar, quizás es porque muchas páginas en Internet incluyen un “asistente virtual” para sus clientes. En realidad, este asistente virtual es un programa, unsistema de consultas automatizado, que gracias a la “magia” de Internet puede adquirir un realismo sorprendente.
Algunos alcanzan un alto grado de sofisticación, parecen comprender las preguntas, inclusive tienen incorporado un módulo de “carácter” y dan respuestas adaptadas al perfil del usuario. Pueden mantener una conversación sencilla sobre temas no relacionados directamente con el sitio web.
La lógica de funcionamiento de estos programas es el análisis de la pregunta para relacionarla con el sitio web y proporcionar varios tipos de respuesta dentro de la misma lógica, siguiendo el hilo de la conversación hasta detectar el momento de darla por terminada.
Hemos probado algunos de estos asistentes virtuales; son muy interesantes y convierten las consultas en una operación amigable y divertida.
Cuestión de virtualidad
Sin embargo, este tipo de asistentes virtuales está muy lejos de lo que propone lo que se conoce en Internet con la sigla VA: “Virtual Assistant”, una asistente real, una persona de carne y hueso que puede colaborar contigo realizando múltiples tareas y posiblemente alguna vez ayudándote a sacar las papas del fuego… ¡a la distancia!
Pero es interesante analizar un poco el concepto de la virtualidad y cómo Internet ha modificado las ideas de virtualidad y realidad. Si vamos al origen de las cosas, lo “virtual”, en la antigua filosofía griega, era una imagen de la realidad; en las ciencias la palabra “virtual” sirve para describir fenómenos que existen en la realidad, como la “imagen virtual” en la óptica o el “eje virtual” en la mecánica. En su versión más popular, la palabra “virtual” expresa una idea de aproximación, como el “ganador virtual” de una competencia deportiva antes de finalizar el juego y conocerse el resultado.
La persona
Una vez que has sido capaz de reconocer tu situación real: el tiempo te alcanza cada vez menos, te recomendamos hacer una lista de las tareas que puedes delegar. Ya sabemos que delegar no es fácil, pero es peor no terminar a tiempo con las cosas y aparecer como un profesional poco eficiente, o dejarse atrapar por la vorágine que implica tener que hacerlo todo.
Por ejemplo: preparar una presentación con diapositivas; atender consultas de los clientes; realizar búsquedas por Internet y, en síntesis, todas las tareas administrativas, creativas o técnicas que puedan ser realizadas a distancia.
Contratar una asistente virtual puede ser una de las mejores decisiones en tu ámbito laboral, con beneficios y resultados… ¡nada virtuales, sino muy reales!
SOBRE EL AUTOR
Graciela M. Santos Márquez – Primera Asistente Virtual de habla hispana en Andalucía, España. A través de su empresa VA Spain brinda servicios secretariales a profesionales y empresarios, para que puedan optimizar su trabajo y aumentar su productividad. Se especializa en gestión de contenidos para blogs y transcripciones de audio a texto en español.
